 |
| Все
документы, которые в дальнейшем необходимо
хранить в семейном электронном архиве, должны
быть вначале введены в базу данных документов.
Прежде чем это сделать, они должны быть
оцифрованы и помещены на жесткий диск
компьютера. Это можно сделать с помощью
доступных в настоящее время компьютерных
технологий. Например, цифровой образ документов
на бумажных носителях (письма, рукописи,
официальные справки, удостоверения,
свидетельства, дипломы, фотографии, рисунки,
открытки, репродукции) можно получить с помощью
сканера, видеоролики - с помощью цифровой
видеокамеры, звуковое сопровождение - с помощью
мультимедийных средств и т.п. Для ввода документов в базу данных электронного архива используется диалоговое окно "Описание документа", в которое можно попасть из окна "Редактирование базы данных документов" нажатием кнопки "Добавить". Находясь в этом окне, необходимо заполнить, по возможности, содержащиеся там поля ("Номер документа", "Наименование", "Дата и время", "Место", "Примечание", "Тема", "Место хранения") и в разделе "Состав документа", указать местоположение на жестком диске компьютера файла, соответствующего этому документу. Можно также, используя кнопку "Список персон, имеющих отношение к документу", перейти в диалоговое окно, связанное с указанием персон, которые находятся в определенных отношениях с этим документом. В системе также предусмотрены режимы удаления и изменения документов. Количество документов в базе данных электронного архива ограничивается только техническими возможностями используемого компьютера. |
 |
 |
|
 |
